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经与亚奥理事会等有关方面商定，杭州亚运会代表团团长大会将于2023年4月25日至26日在杭召开。会议期间，杭州亚组委将向45个参赛国家（地区）奥委会全面介绍亚运筹办最新进展，并安排参会代表参观亚运村、竞赛场馆等设施。
组委会在赛前组织召开代表团团长大会是大型国际体育赛事组织筹备惯例。杭州亚运会代表团团长大会作为杭州亚运会筹办重要里程碑事件，不仅能让各参赛奥委会了解组委会各项政策与程序、熟悉主办城市整体情况，也能帮助组委会了解代表团的需求，提升办赛水平，积极营造杭州热情好客、充满活力的主办城市形象。
